La rentrée est une excellente occasion pour réunir vos équipes. Certes, elles sont sensées être en pleine forme et bien reposées pour attaquer le dernier semestre. C’est souvent difficile de « s’y remettre » après avoir changé littéralement de rythme pendant les vacances. Le séminaire de rentrée est donc une très bonne idée pour remettre le pied à l’étrier, en douceur et booster vos équipes.
Voici quelques conseils pour mettre tous les atouts de votre coté et réussir votre séminaire de rentrée.
1. Fixez l’objectif
Comme les réunions, le séminaire doit avoir un objectif précis. Prenez le soin d’y réfléchir en premier : quel est votre but ?
- Remercier vos équipes pour l’excellent travail du premier semestre ?
- Présenter et lancer des nouveaux produits ?
- Créer du lien ?
- Donner des informations sur les résultats ?
En fonction de l’objectif, la forme pourra être différente. Vous pouvez utiliser la méthode TOP (Thème Objectif Participants) qui vous permettra de bien fixer le cadre.
2. Investissez au bon endroit
Certes, les coûts peuvent très vite grimper et on peut être tenté de les réduire. Toutefois, je vous déconseille de « mégoter » à certains endroits. Faites le point sur les bénéfices de ce séminaire : qu’allez vous récolter si vos équipes se sentent mieux dans leur travail, si elles travaillent mieux ensemble, si elles se sentent valorisées ?
Vous pouvez facilement imaginer le gain de production et le chiffrer. Une fois que vous avez fait cela : mettez en face le budget que vous prévoyez pour votre séminaire.
Ce budget est un investissement : si cela devient un coût : alors ce séminaire de rentrée ne vous sera d’aucune utilité : il vaut mieux le reporter.
3. Privilégiez l’émotion
Un séminaire, quel qu’il soit, est fait pour que les personnes échangent, discutent, réalisent des actions ensemble. Le meilleur moyen de créer un événement qui restera gravé dans les mémoires, c’est d’utiliser l’émotion. les dernières recherches en neurosciences montrent que le cerveau enregistre beaucoup mieux avec de l’émotion. Jouez avec tous les sens : la vue, l’ouïe, l’odorat, le goût.
Vous pouvez utiliser les services d’un traiteur événementiel comme par exemple Jean-Christophe Karleskind qui vous préparera un moment d’exception.
Pour le déjeuner : pensez au cocktail déjeunatoire ce qui favorisera les échanges entre les participants. Si vous êtes en manque de budget : pourquoi ne pas organiser un apéritif des services : où chaque service sera chargé de réaliser une partie du buffet : convivialité, travail d’équipe et créativité assurée.
Vous pouvez aussi utiliser les services d’un magicien comme Julien Boissier ou une conférence de Raphaël Poulain qui transportera votre public dans l’émotion.
Et si vous voulez vraiment créer un événement exceptionnel, vous pourrez vous adresser à mon ami et partenaire Guillaume Kriegel qui s’occupera de tout pour vous avec son équipe de Novatives Events
4. Misez sur le son
Combien j’ai pu voir de très belles interventions complètement anéanties à cause d’un son médiocre. Pour l’image on pardonne : un peu de pixellisation par ci, par là….mais si on ne comprend rien et on n’entend pas le discours de l’intervenant : votre intervention sera ratée.
La voix permet de faire passer les émotions (et prend le dessus par rapport à l’image) : n’économisez pas sur le sujet. Faites des tests au préalable : rendez vous sur place.
Attention le son ne « voyage » pas de la même façon quand la salle est vide ou quand elle est remplie de monde. Idem pour le son dans un endroit en plein air : très difficile à sonoriser. Si c’est vous qui organisez : faites appel à un spécialiste et faites vous conseiller par Alexandre chez Enjoy Events, par exemple.
5. Quel timing ?
Séminaire de rentrée : à la rentrée bien sur ! Surtout pas : évitez absolument le jour de la rentrée car vous risquez de frustrer vos collaborateurs qui ont des enfants scolarisés et qui ne pourraient donc pas partager ce moment avec leur progéniture.
Un séminaire de rentrée peut se faire avant la rentrée : on est encore un peu bronzés et les affaires n’ont pas encore vraiment repris.
Pourquoi pas organiser un séminaire de rentrée en janvier ? Vous en profiterez pour formuler vos voeux et éviterez les traditionnels repas de fin d’année dans les restaurants bondés de touristes où on ne s’entend pas parler.
Dans tous les cas, l’anticipation est de rigueur : si vous voulez faire un événement de rentrée : il faut que tous les participants aient l’information avant de partir en vacances. Si vous voulez le faire en janvier : c’est maintenant qu’il faut commencer à préparer. Les lieux intéressants sont souvent pris d’assauts.
6. Mettez vous à la place des participants
Concentré sur l’évènement on n’oublie parfois de se mettre à la place des participants. Quel est le bénéfice pour le collaborateur qui va se lever à 4 heures du matin faire 500 km de voiture pour être à l’heure (en se faisant flasher au passage sur l’autoroute), assister à 2 heures de présentation Power point pour repartir en fin de journée légèrement alcoolisé et fatigué, mettant sa vie en danger pour être auprès de sa famille le vendredi soir ?
Si vos collaborateurs viennent de loin : prévoyez les temps de route, proposez leur des alternatives : train, co-voiturage en collègues. Encore mieux : faites les arriver la veille et/ou repartir le lendemain. Le petit déjeuner peut être un moment hyper privilégié pour échanger et se montrer sous un autre jour : plus humain.
N’hésitez pas à choisir des endroits que vous pouvez entièrement privatiser ce qui vous évitera de mettre en danger vos collaborateurs et leur permettra de profiter pleinement de l’évènement. Si vous êtes en manque de lieux de ce type, vous pouvez demander mon amie Catherine Comau qui s’occupera de vous avec son équipe de la Villa Mathis.
7. Sortez du cadre
Sortez les personnes de leur contexte habituel : cela leur fera le plus grand bien et favorisera les échanges. Vous pouvez choisir des endroits inhabituels dans votre société : transformer les ateliers en after-works par exemple. Vous pouvez aussi organiser un séminaire chez un de vos fournisseur/partenaire : une vraie relation gagnant-gagnant et un sérieux coup de pouce pour votre budget.
Pourquoi pas en profiter pour faire un work-shop créatif avec toute votre équipe et trouver ensemble les produits ou les services que vous allez vendre demain avec mon ami Vincent Minery et son équipe d’Innovation in design.
Vous pouvez aussi permettre à vos collaborateurs de découvrir leur collègues sous un autre jour en leur proposant un teambuilding sportif ou un No(s) Limite(es)
N’oubliez pas de prévenir vos participants sur la tenue à adopter pour les activités et le dress-code pour la soirée ainsi que les possibilités de se changer. Personne n’a envie de participer à un cocktail dégoulinant de sueur après avoir fait une course effrénée de sac ! Prévoyez également le timing en conséquence.
Si c’est vous qui organisez : n’oubliez pas de souscrire une assurance pour l’évènement ou demander à l’organisateur la sienne : on ne sait jamais ! Le cabinet assurances Castérot – Grand Est Courtage saura vous conseiller pour assurer ce type d’évènements.
8. Evitez les pauvres points
C’est comme cela qu’un de mes confrères appelle ces présentations faites sur Power Point ou Keynote que personne n’arrive à lire parce qu’il y a trop de texte et qui saoule au bout de la neuvième slide (surtout quand l’auteur a pris le soin d’indiquer la pagination en bas à droite : 9/52).
Si vraiment vous n’avez pas d’autre choix : alors lisez attentivement les conseils de ce tutoriel (en anglais) ou utilisez des alternatives comme prezi mais n’abusez pas des effets spéciaux. (J’ai déjà vu des prezi qui m’ont donné la nausée !)
Evitez dans tous les cas de lire ce qu’il y a à l’écran et servez vous plutôt de la vidéo à condition d’avoir un son de parfaite qualité (point 4) et d’avoir des interventions courtes. Le spectateur ne pourra porter son attention que sur une chose à la fois : Vous (le présentateur) ou le support, pas les deux. N’hésitez donc pas à insérer des « slides » noires pour recentrer l’attention sur vous. (vous pouvez aussi utilisez les raccourcis : CTRL + B ou N pour passer votre écran en noir)
9. Offrez des souvenirs
Organiser un séminaire de rentrée c’est bien, c’est génial : les résultats sont immédiats : bonne humeur, engagement, coopération etc…Mais qu’en reste-il après quelques semaines, quelques mois ? Pour que votre évènement reste gravé dans le temps : offrez des souvenirs, des goodies ou mieux encore : faites réaliser une vidéo par Antoine Rolin et ses blackblitz. Ce sont les émotions, les sourires, les éclats de rire qui vont rester gravés dans la mémoire et vous permettrons de souder vos équipes.
10. Pensez à l’après
Pensez à préparer un questionnaire pour recueillir les remarques de vos invités. Vous pouvez organiser à la suite de ce questionnaire des groupes de travail qui pourront étudier les problématiques ou idées qui ont émergé : une bonne façon de capitaliser les investissements de ce séminaire.
Mettez vos équipes marketing à contribution pour prépare un « pack » que les participants emporteront avec eux à l’issue du séminaire. Ce pack pourra comprendre des argumentaires, des échantillons en cas de lancement de nouveaux produits.
Organisez d’ores et déjà les séances de travail pour mettre en place vos plans d’actions si vous avez fait des Workshop pendant votre séminaire.
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